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ブログBlog

2024.05.30

Geminiを活用してYoutubeからかなり効率的に情報が集められます。
今後はいちいち動画を見なくても良いので
かなり時短になります。
現状だとまだ不十分な個所もありますが、
今後、どんどん使いやすくなると思います。

①Geminiにアクセス
②○○に関係する動画をYoutubeで検索して
③動画の内容をステップバイステップで要約して
これで、中身を要約してくれます。
その後、
④動画の内容について分かる公的機関のHP教えて
とすると正しい情報へアクセスできます。

③の要約であらかじめ全体像を把握して、

④を読めば正しい情報がかなりわかりやすくなります。

GeminiがYouTube動画を一瞬で要約してくれるようになった(しかも無料) https://www.lifehacker.jp/article/2405-use-gemini-summarize-youtube-videos-free/

 

※AI関連の技術は日々刻々と変化しているため、内容が変わることがあります。

2024.04.09

ChatGPTで求人票の下書きを作るGPTsを作りました。昔、求人票作成のコンサルティングを行う目的で書籍を読み漁ったり研修に行ったのですが、結局、うちの地域だと、某自動車会社とその関連会社の期間工採用パワーが強すぎて結果を約束できなかったので撤退しました。その時の知識をまったく活用しないのももったいないなと思い、AIと求人票作成は結構親和性が高いと感じたので作ってみました。

文章作成は色々なGPTsを使ったり、場合によっては自分で作るとかなり便利だなと感じました。プロンプトを作る知識が必要ですが、これも覚えれば汎用性は高いなぁと感じました。

少ないインプット量の割には、結構ちゃんとした答えが返ってくるようになりました。今後、徐々にカスタマイズして、より使い勝手の良いものにしていく予定です。求人票のような文章系の物を作る場合、AIはかなり親和性が高いのでは?と思っています

https://chat.openai.com/g/g-9Tf5H2aG9-cai-reruqiu-ren-piao-xia-shu-kizuo-cheng

2024.03.02

確定申告待っただ中、父(先代)より、作業中のエクセルを消しちゃったけど呼び出せない?と

よくわからないセリフが・・・。

消しただけならゴミ箱から普及すればと思ったがファイルがない。

よくよく聞いてみると保存せずに消したものを何とかしたいとのこと。

昔々ならまったく復元できず泣く泣く再作業と言うのもよくありました。

 

が、じつは最近のオフィスソフトはファイルが自動でバックアップされています。

たいていの場合、設定をいじっていないので10分に1回自動で保存されます。

ですので、間違えて消してしまっても最悪10分前に戻れます。

復元の手順としては次の通りです。

①エクセルを起動

②空白のブックに移動

 

③ファイルをクリック

 

④情報をクリック

 

⑤ブックの管理 → 保存されていないブックの回復 の順にクリック

 

⑥Book○○(Unsaved-xxxxxxxx).xlsbのようなファイルがあれば、そちらをクリック

 

無事保存されていれば、復活することができます。

 

ちなみにGoogle Spread Sheetは自動保存なのでそちらを使うのもお勧めです。

ただ、ITが苦手な人の場合、クラウドとかGoogleというだけで壁を作り

エクセルと言うだけでハードルが下がるケースもあるので

必ずしも簡単にGoogleへの移行はできないんですけどね。

 

2023.09.21
電子帳簿保存をするにあたって
①帳簿類
②紙をスキャンしたデータ
③最初から電子データ
で、保存のための必要な要件がそれぞれ違うことが
わかりにくさの原因でした。
このような場合、1か所で全部保存しようとすると
結果的に①~③を満たす厳しい要件作りが
必要になってきます。
そうしないと、①~③ごとに使い方を覚えておいて
その都度、保存方法を変えないといけないので
運用上、ものすごくめんどくさいからです。
実際、普及にはこの部分の改善か
格安で使える環境の普及が必要でしょう。

 

 
さて、その場合、どのぐらい厳しい環境が必要か?というと
・タイムスタンプを押す
 ※最長、受け取り後2か月と7日以内
・訂正削除できない環境
 ※すべての記録が残る環境でもOK
・日付、金額の範囲検索
・日付、金額、名前で複数条件検索
が必要です。

 

 
現在、多くの中小・個人企業で③電子データの保存のみに
対応しようとしている環境は
上記原則論の例外的な部分を合わせたものです。
そういった点から長期的な視点では
デジタル化への強制力が強くなり
原則に近くなっていく可能性がありえます。

 

 
これにたいして、国と民間で統一したJP PINTという
インボイス用の規格が立ち上げられています。
これをベースにした統合環境になっていかないと
現実的には作業工数が増えるばっかりでハードル高すぎと思います。

 

さて、電子データの保存については
結論として何がいるか?と言えば、
・パソコンとプリンタ
※コンビニ印刷OK
・事務処理規定の作成
※リアルな訂正防止削除ならお手上げ
・デジタル環境で保存
※基本はPDFですね
の3つです。さらに売り上げが5000万円超の場合、
保存した資料が検索できないとダメです。
最低限の検索要件は、日付、金額、取引先で検索できること。
とはいえ元となる書類そのままだと
うまく検索できるとは限りません。
というのも例えば、日付検索。
2024年1月1日、20240101、2024-1-1、…
請求書・領収書によって形式多数。
内部情報で検索できたとしても
一律じゃない。
これに和暦が混ざればバリエーション多数です。かなり大変ですね。
2023.09.20
2024年1月1日以降、各所でトラブルの原因になりそう。
そんな法律の元が電子帳簿保存法です。
現在、電子データをデジタル保存せよの部分が先行して
各所で問題になっていますが、電子帳簿保存法は
当初は問題が起きるような法律ではありません。
むしろ、e-文書法と並んで業務を楽にする目的の法律でした。

 

それまでは、文書と言えば紙保存のみ。
デジタルでの保存は基本的に許されません。。
しかし、IT環境が向上してきた中でデジタルの使い勝手も良くなってきており
紙のままでは業務効率が悪い場面が多々出てきました。
そのようなままでは、国際的な競争力も落ちてしまうということで
元データのデジタル保管を認めるための法律を作りました。

 

電子帳簿保存法はその中でも税務関連の文書もデジタル保管を認めることで
業務を楽にするというものでした。
しかし、その成立過程で行政の悪い面が出ます。
電子帳簿保存法の要件を満たそうとすると環境づくりがとてもめんどくさいのです。
税務署に届け出をする程度はかわいいものです。
法律に従った保存環境(システムや規約、運用ルールも含む)を創ろうとすると
文書の保管にとんでもなく手間がかかります。

 

本来、みんなが楽になるための法律だったはずが
結果的に行政機関が楽になるための立て付けになってしまっており
非効率な構造になってしまいました。
そのような中で一部のデータはデジタル保管が義務!と
してしまったために反発がおきました。
そのような中でとりあえず電子データの保存を導入するために
改正を重ねた結果、とても分かりにくいものになりました。
電子帳簿保存法では、
・帳簿書類
・スキャン文書
・電子データ
の大きく3つに分けて規定されています。
それぞれ、保存方法を簡便にしてくれればよかったのですが、
当初はがちがちに厳しくします。
気持ちはわかるけど、中小企業じゃ無理ですというレベル。
また、電子データ保存のために改正を入れた結果、
それぞれの文書で保存要件が違うという状況になっています。
現実的に全部の書類をデジタル化しようと思ったら
一番厳しい要件に合わせるしかなくなります。

 

修正・削除履歴は全部残る。
データの検索が必要。
タイムスタンプを押せ。

 

確かに資料へのアクセスが容易になれば税務署は楽でしょうけど
そこまでほんとにする必要ありますか?と言うレベルです。
現状の紙文書だって検索なんてできません。
月単位でまとめて億程度じゃぁダメだったんですかね。
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