ブログBlog

IT/ICT/DX/AI技術 / 電子帳簿保存法

2023.09.21

電子帳簿保存の要件

電子帳簿保存をするにあたって

①帳簿類

②紙をスキャンしたデータ

③最初から電子データ

で、保存のための必要な要件がそれぞれ違うことが

わかりにくさの原因でした。

このような場合、1か所で全部保存しようとすると

結果的に①～③を満たす厳しい要件作りが

必要になってきます。

そうしないと、①～③ごとに使い方を覚えておいて

その都度、保存方法を変えないといけないので

運用上、ものすごくめんどくさいからです。

実際、普及にはこの部分の改善か

格安で使える環境の普及が必要でしょう。

さて、その場合、どのぐらい厳しい環境が必要か？というと

・タイムスタンプを押す

　※最長、受け取り後2か月と7日以内

・訂正削除できない環境

　※すべての記録が残る環境でもOK

・日付、金額の範囲検索

・日付、金額、名前で複数条件検索

が必要です。

現在、多くの中小・個人企業で③電子データの保存のみに

対応しようとしている環境は

上記原則論の例外的な部分を合わせたものです。

そういった点から長期的な視点では

デジタル化への強制力が強くなり

原則に近くなっていく可能性がありえます。

これにたいして、国と民間で統一したJP PINTという

インボイス用の規格が立ち上げられています。

これをベースにした統合環境になっていかないと

現実的には作業工数が増えるばっかりでハードル高すぎと思います。

さて、電子データの保存については

結論として何がいるか？と言えば、
・パソコンとプリンタ
※コンビニ印刷OK
・事務処理規定の作成
※リアルな訂正防止削除ならお手上げ
・デジタル環境で保存
※基本はPDFですね
の3つです。さらに売り上げが5000万円超の場合、
保存した資料が検索できないとダメです。

最低限の検索要件は、日付、金額、取引先で検索できること。

とはいえ元となる書類そのままだと

うまく検索できるとは限りません。

というのも例えば、日付検索。
2024年1月1日、20240101、2024-1-1、…
請求書・領収書によって形式多数。
内部情報で検索できたとしても
一律じゃない。
これに和暦が混ざればバリエーション多数です。かなり大変ですね。

IT/ICT/DX/AI技術 / 電子帳簿保存法

2023.09.20

電子帳簿保存法の基本

2024年1月1日以降、各所でトラブルの原因になりそう。

そんな法律の元が電子帳簿保存法です。

現在、電子データをデジタル保存せよの部分が先行して

各所で問題になっていますが、電子帳簿保存法は

当初は問題が起きるような法律ではありません。

むしろ、e-文書法と並んで業務を楽にする目的の法律でした。

それまでは、文書と言えば紙保存のみ。

デジタルでの保存は基本的に許されません。。

しかし、IT環境が向上してきた中でデジタルの使い勝手も良くなってきており

紙のままでは業務効率が悪い場面が多々出てきました。

そのようなままでは、国際的な競争力も落ちてしまうということで

元データのデジタル保管を認めるための法律を作りました。

電子帳簿保存法はその中でも税務関連の文書もデジタル保管を認めることで

業務を楽にするというものでした。

しかし、その成立過程で行政の悪い面が出ます。

電子帳簿保存法の要件を満たそうとすると環境づくりがとてもめんどくさいのです。

税務署に届け出をする程度はかわいいものです。

法律に従った保存環境（システムや規約、運用ルールも含む）を創ろうとすると

文書の保管にとんでもなく手間がかかります。

本来、みんなが楽になるための法律だったはずが

結果的に行政機関が楽になるための立て付けになってしまっており

非効率な構造になってしまいました。

そのような中で一部のデータはデジタル保管が義務！と

してしまったために反発がおきました。

そのような中でとりあえず電子データの保存を導入するために

改正を重ねた結果、とても分かりにくいものになりました。

電子帳簿保存法では、

・帳簿書類

・スキャン文書

・電子データ

の大きく3つに分けて規定されています。

それぞれ、保存方法を簡便にしてくれればよかったのですが、

当初はがちがちに厳しくします。

気持ちはわかるけど、中小企業じゃ無理ですというレベル。

また、電子データ保存のために改正を入れた結果、

それぞれの文書で保存要件が違うという状況になっています。

現実的に全部の書類をデジタル化しようと思ったら

一番厳しい要件に合わせるしかなくなります。

修正・削除履歴は全部残る。

データの検索が必要。

タイムスタンプを押せ。

確かに資料へのアクセスが容易になれば税務署は楽でしょうけど

そこまでほんとにする必要ありますか？と言うレベルです。

現状の紙文書だって検索なんてできません。

月単位でまとめて億程度じゃぁダメだったんですかね。

IT/ICT/DX/AI技術 / 電子帳簿保存法

2023.06.30

ヤフオク利用明細保存

①　ヤフオクのホームページを開き、画面上部に検索バーの上の『ログイン』をクリックします。

②　画面上部の検索画面にある『マイオク』をクリックします。

③　『Yahoo!かんたん決済　支払い一覧』をクリックします。

④　支払い月をプルダウンで選択し『表示』をクリックします。

⑤　表示された一覧の対象の右端にある『明細』をクリックします。

⑥　支払い明細が表示されます。

※ヤフオクは現時点ではインボイス番号が表示されておりません。

⑦　印刷の設定画面が表示されます。送信先のプリンターをプルダウンして『PDFに保存』にします。

※ヤフオクは現時点ではインボイス番号が表示されておりません。

IT/ICT/DX/AI技術 / 電子帳簿保存法

2023.06.29

Amazon利用明細保存（個人アカウント）

Amazon利用明細保存

（個人アカウント用）

Amazonの個人アカウントを利用した場合のインボイスの保存方法です。

2023/09/19　更新

①　Amazonのホームページを開き、画面上部に検索バーの右の『注文履歴』をクリックします。

②　注文履歴画面が開きます。プルダウンメニューを操作し『年』を選択します。プルダウンメニューで『通年』を選択すれば、その年すべての注文を対象とすることが可能です。

③　対象の注文商品の右上にある『領収書等』をクリックします。

④　メニューが表示されるので、一番下の『支払明細書X』をクリックします。

⑤　適格請求書（インボイス）が表示されるので、画面上部のダウンロードボタンをクリックします。

⑥　保存するフォルダを指定して『保存』をクリックします。

IT/ICT/DX/AI技術 / 電子帳簿保存法

2023.06.28

ETC利用明細ダウンロードマニュアル

①　『ETC利用者照会』で検索し表示された画面の上部にある『ログイン』をクリックします。

②　画面中央にETC利用照会のユーザーIDとパスワードを入力します。画面下部の『ログイン』をクリックします。

③　『月』を選択し、表示された一覧から対象にチェックを入れます。表の右下の『証明書PDF』をクリックします。ひと月毎での表示となりますので、以下対象月の数、同じ作業となります。

④　選択した対象の利用証明書か表示されます。画面右上の矢印をクリックしてダウンロードします。

⑤　ダウンロードした際に保存先を聞かれるので、ご自身のパソコンにわかるファイルを作り、指定して保存してください。

※売上高が5,000万円超の企業は電子帳簿保存法に合わせて対象の個別ダウンロードもしくはリストの保存が必要となります。

1 2