2023.09.21
電子帳簿保存の要件
電子帳簿保存をするにあたって
①帳簿類
②紙をスキャンしたデータ
③最初から電子データ
で、保存のための必要な要件がそれぞれ違うことが
わかりにくさの原因でした。
このような場合、1か所で全部保存しようとすると
結果的に①～③を満たす厳しい要件作りが
必要になってきます。
そうしないと、①～③ごとに使い方を覚えておいて
その都度、保存方法を変えないといけないので
運用上、ものすごくめんどくさいからです。
実際、普及にはこの部分の改善か
格安で使える環境の普及が必要でしょう。
さて、その場合、どのぐらい厳しい環境が必要か？というと
・タイムスタンプを押す
※最長、受け取り後2か月と7日以内
・訂正削除できない環境
※すべての記録が残る環境でもOK
・日付、金額の範囲検索
・日付、金額、名前で複数条件検索
が必要です。
現在、多くの中小・個人企業で③電子データの保存のみに
対応しようとしている環境は
上記原則論の例外的な部分を合わせたものです。
そういった点から長期的な視点では
デジタル化への強制力が強くなり
原則に近くなっていく可能性がありえます。
これにたいして、国と民間で統一したJP PINTという
インボイス用の規格が立ち上げられています。
これをベースにした統合環境になっていかないと
現実的には作業工数が増えるばっかりでハードル高すぎと思います。
さて、電子データの保存については
結論として何がいるか？と言えば、
・パソコンとプリンタ
※コンビニ印刷OK
・事務処理規定の作成
※リアルな訂正防止削除ならお手上げ
・デジタル環境で保存
※基本はPDFですね
の3つです。さらに売り上げが5000万円超の場合、
保存した資料が検索できないとダメです。
・パソコンとプリンタ
※コンビニ印刷OK
・事務処理規定の作成
※リアルな訂正防止削除ならお手上げ
・デジタル環境で保存
※基本はPDFですね
の3つです。さらに売り上げが5000万円超の場合、
保存した資料が検索できないとダメです。
最低限の検索要件は、日付、金額、取引先で検索できること。
とはいえ元となる書類そのままだと
うまく検索できるとは限りません。
というのも例えば、日付検索。
2024年1月1日、20240101、2024-1-1、…
請求書・領収書によって形式多数。
内部情報で検索できたとしても
一律じゃない。
これに和暦が混ざればバリエーション多数です。かなり大変ですね。
2024年1月1日、20240101、2024-1-1、…
請求書・領収書によって形式多数。
内部情報で検索できたとしても
一律じゃない。
これに和暦が混ざればバリエーション多数です。かなり大変ですね。