2023.09.20
電子帳簿保存法の基本
2024年1月1日以降、各所でトラブルの原因になりそう。
そんな法律の元が電子帳簿保存法です。
現在、電子データをデジタル保存せよの部分が先行して
各所で問題になっていますが、電子帳簿保存法は
当初は問題が起きるような法律ではありません。
むしろ、e-文書法と並んで業務を楽にする目的の法律でした。
それまでは、文書と言えば紙保存のみ。
デジタルでの保存は基本的に許されません。。
しかし、IT環境が向上してきた中でデジタルの使い勝手も良くなってきており
紙のままでは業務効率が悪い場面が多々出てきました。
そのようなままでは、国際的な競争力も落ちてしまうということで
元データのデジタル保管を認めるための法律を作りました。
電子帳簿保存法はその中でも税務関連の文書もデジタル保管を認めることで
業務を楽にするというものでした。
しかし、その成立過程で行政の悪い面が出ます。
電子帳簿保存法の要件を満たそうとすると環境づくりがとてもめんどくさいのです。
税務署に届け出をする程度はかわいいものです。
法律に従った保存環境（システムや規約、運用ルールも含む）を創ろうとすると
文書の保管にとんでもなく手間がかかります。
本来、みんなが楽になるための法律だったはずが
結果的に行政機関が楽になるための立て付けになってしまっており
非効率な構造になってしまいました。
そのような中で一部のデータはデジタル保管が義務！と
してしまったために反発がおきました。
そのような中でとりあえず電子データの保存を導入するために
改正を重ねた結果、とても分かりにくいものになりました。
電子帳簿保存法では、
・帳簿書類
・スキャン文書
・電子データ
の大きく3つに分けて規定されています。
それぞれ、保存方法を簡便にしてくれればよかったのですが、
当初はがちがちに厳しくします。
気持ちはわかるけど、中小企業じゃ無理ですというレベル。
また、電子データ保存のために改正を入れた結果、
それぞれの文書で保存要件が違うという状況になっています。
現実的に全部の書類をデジタル化しようと思ったら
一番厳しい要件に合わせるしかなくなります。
修正・削除履歴は全部残る。
データの検索が必要。
タイムスタンプを押せ。
確かに資料へのアクセスが容易になれば税務署は楽でしょうけど
そこまでほんとにする必要ありますか？と言うレベルです。
現状の紙文書だって検索なんてできません。
月単位でまとめて億程度じゃぁダメだったんですかね。