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計画を分解する

 PDCAサイクルを回すため、基本となる計画を立てたら、次はもちろん実行です。 そのために行うことは、まず、計画を分解していくことです。 一番最初に建てる計画というのは、合格するためのざっくりした計画です。 しかし、その計画はあまりにもざっくりしているため、そのままでは実行できません。 そのため、その計画を分解して、より細かい計画を作っていきます。 イメージとしてはこのような感じです。

計画の分解

 そうすることで、ざっくりと作った計画がたくさんの細かい計画に分解されます。 理屈の上では、細かい計画が達成できれば、中くらいの計画が達成できます。また、中くらいの計画が達成できれば 一番最初のざっくりとした計画も達成できる事になります。

計画の分解

 例えば、細かい計画@〜Bが達成できれば、中くらいの計画@が達成できます。 同じように中くらいの計画@〜Bが達成できれば、おおもとの大きなざっくりとした計画が達成できます。 つまり、合格するために日々行う必要があるのは、ざっくりとした大きな計画ではなく、 分解されてわかりやすくなった小さな計画でよいということです。

 もちろん、現実は理屈通りにいきません。まず、個々の計画は間違っている可能性が大きいし、 中くらいの計画@を達成するためには、細かい計画CとDが必要かもしれません。 しかしPDCAであれば、この問題は調整を行うので解決が可能です。 このお話は、調整のところで触れます。

◆ 個々の計画には必ず達成基準を作る

 大きな計画を分解していくうえで、たくさんの計画ができます。 この時、すべての計画には必ず達成基準を作らなければいけません。 そしてできる限り数字で基準を作ってください。

 なぜ基準を数字で作っていただきたいかというと、達成できたかできなかったかの基準がはっきりするからです。

計画の分解

 達成度合いを満たしたときに計画を達成したと考える場合、数字基準だとこのように計画が達成できたかが明らかになります。 例えば、10点とか10時間とかの基準を設けた場合、その基準を超えているかいないかというシンプルな判断ができます。 これに対して曖昧な基準を設けると、計画が達成できたかわかりません。 ちょっと頑張れなかったときなどは、あいまいな基準だと達成できたとしてしまうかもしれないし、 やる気がわいているときだとやりすぎてしまうかもしれません。

 このように計画の達成があいまだと、細かい計画が達成できていないから中くらいの計画が達成できなかったのか、 そもそも立てた計画が間違っていたのかがわからなくなります。 PDCAでは計画を分解することで、日々行うことをわかりやすくしたり、計画の良し悪しを判断するため、 細かい個々の計画が達成できているかどうかが明らかになっていることがとても重要です。

 経営判断や日常の業務では、この部分をすべて数字化できないことが多いのですが、 資格試験に合格するための判断では、数字基準を設けることが容易です。 資格試験を通じてなるべく数字基準を設ける癖をつけるようにしてください。

 この判断基準は、そのまま計画を検証する基準になります。 そのため、この基準を悩む方がいます。 しかし、そもそもの計画がざっくりしているのに、正しい基準をはっきりと作り上げようというほうが 無理があります。

 そもそもこのPDCA手法では、はっきりとした基準を設けることのほうが重要であって、 その基準を悩むことは重要ではありません。 なぜなら、検証の時に基準が間違っていることがわかれば、調整の時に基準を変えてしまえばよいからです。 むしろ、基準は個々の計画が間違っていることを早めに知るためにつけています。

 このように言うと、間違ってばかりいる計画を立てる必要があるのか? 計画通りにいかないのに何の意味があるのか?と考える方がいます。 しかし、私の考え方では逆で、間違えたり計画通りにいかないから計画を立てると思っています。

 そもそも計画通りにいくときというのは、答えがわかっている計画を立てるとき以外ありません。

答えへの最短ルート

 つまり、このようなときです。 そして、答えがわかっており、必ず計画通りにいくというのなら、そもそも計画を立てなくても思った通りにできるはずです。 むしろ答えがわからず、とりあえず計画を立てたという方法が答えの方向と全く違っていても、 こまめに計画を変更していけば、徐々に答えに近づいていくことができます。

紆余曲折して答えへ

◆ 調整で計画を変える

 調整という作業は、とりあえず作った判断基準をもとに検証を行った結果、計画が達成できなかった場合に、元の計画を修正したり、追加したりする作業です。 検証・調整を行うタイミングは、週1回などのように、期間によって行っても構いませんし、個々の計画が達成できたタイミングでも構いません。

調整

 例えば、細かい計画@〜Bがすべて達成できたのに、中くらいの計画が達成できませんでした。 この場合は達成できなかったというタイミングで行っています。調整で行われることはたくさんあります。 基本的なところでは、

 ・中くらいの計画が間違っている

 ・中くらいの計画を達成するためには細かい計画が足りない

 ・設定した細かい計画が間違っている

などです。こういった点を見返して、都度計画変更をしていきます。 そして、変更した計画を実行していきます。

◆ 目に見える形にする

 PDCAはこのように、計画−実行−検証−調整−計画−…のように、徐々に内容を改善しながら作業を効率化していきます。 この作業を行うために必要なことは、作業を見える形にする。つまり「見える化」するということです。 見える化されていれば、全体計画の今いる場所や改善の内容などが大まかにですがわかりますし、 記録に残ります。

調整

 このイメージほどはっきりしたものがわかるわけではありません。 しかし、全体像として、○○をするように改善したということが残ります。 この調整の結果を再度検証すれば、計画を達成できるかもしれませんし、 再度調整が必要になるかもしれません。そうして少しずつゴールに近づいていきます。

 しかし、見える化しないと、漠然としているので、間違っている可能性があっても どのように方向転換すればよいのかわかりません。 やり方を変えたとしても、その根拠もわからないので後で見返すこともできません。 資格を取ろうとするときに、合格までの計画を見える化している人は、ほとんどいません。 見える化していないということは、勉強の計画そのものを改善することが、ほぼ無理です。 そのため、とにかく時間をかけるという方法が一般的になってしまいます。

 ここには資格予備校の弊害もあるのではないかと思っています。 予備校の制度や教え方が悪いというのではありません。 私は資格を取るときに予備校に通ったことも、 DVDやインターネットを通じて講義を聞いたこともないのではっきりしたことは言えません。 しかし、過去の教材や試験内容を分析し、常に改善をかけているはずなので きっと質が高いのではないかと思います。

 ではどのような弊害かというと、予備校に頼り切ってしまうことです。 予備校の行う講義を聞き、出される教材をこなし、テストをして点数を見る。 ×が付いたところを学びなおす。 ここには資格を取ろうとする人の計画がありません。 自分に合った形での改善もありません。 各人にとって最適とは言えないのです。

 私が勧める予備校の使い方というのは、 あくまで自分で計画を立てて、その計画の一部に予備校を使うということです。 私は一度だけ予備校を活用したことがあります。 税理士試験の簿記論と財務諸表論を受けた年です。 教材購入に申し込むと、決まった回数の質問ができるという特典がついていたので その特典を利用するために申し込みました。

 このように計画の主が自分にあれば、予備校を効果的に活用するのはとても良いことだと思います。


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次回は、一番大きな計画の立て方のお話をします。

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